Przyjmowanie zgłoszeń

zewnętrznych sygnalistów

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane mogą być:

1) pisemnie w postaci elektronicznej - za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – sygnaliscizewnetrzni@wilkowice.pl

2) ustnej - osobiście podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. sygnalistów – na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia zewnętrznego – funkcję Pełnomocnika ds. sygnalistów pełni Inspektor ds. Kadr, BHP i Archiwum,

3) pisemnej papierowej – listownie na adres: Urząd Gminy w Wilkowicach, ul. Wyzwolenia 25, 43-365 Wilkowice, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie naruszeń prawa zewnętrznych – do rąk własnych Pełnomocnika ds. sygnalistów”.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

Aby zapobiec fałszywym zgłoszeniom ustawa przewiduje możliwość nałożenia kar na osoby, które świadomie przekazują nieprawdziwe informacje o naruszeniach prawa. Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara więzienia do 2 lat (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego określone zostało Zarządzeniem Wójta Gminy Wilkowice nr 274/2024 w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa oraz podejmowania działań następczych.

Jest ono dostępne do pobrania na dole niniejszej strony.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji:

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa w pkt 2 powyżej , dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych:

Zasady przetwarzania danych osobowych dostępne są do pobrania na dole niniejszej strony.

7. Charakter działań następczych:

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,

2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego może skorzystać z poufnej porady prawnej w organie. W tym celu należy skontaktować się z Pełnomocnikiem ds. sygnalistów, za pomocą kanałów do zgłoszeń zewnętrznych wskazanych powyżej lub osobiście w pok. 212 (drugie piętro Urzędu Gminy Wilkowice, ul. Wyzwolenia 25, 43-365 Wilkowice).

9. Warunki ochrony sygnalistów zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów:

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty , w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych:

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

1. do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa lub jest nierówno traktowany,
2. informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,
3. adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.